会社で説明会や、新商品の発表会、
ファクタリングへの移行の説明会、
講師を招いた講演会など、
イベントを開催する際、事前に案内状を送付します。
案内状の目的は、
対象となるイベントの告知と、
出席者・参加者の把握です。
送付先の返信の都合も考えて
余裕を持った案内状の送付が必要です。
今回はFAXで出欠確認をするフォーマットとなっていますが、
もちろん別紙に出欠の用紙を添付したり、
返信用封筒を用意して送ったり、
往復はがきを使って確認する方法もあります。
あと、メールでの返信でもいいですね。
やり方は自由ですが、
相手が分かりやすい方法で、
こちらも確認がしやすい方法で進めるのがベストです。
たまにメールで解凍をもらったまま
メールを受け取った担当者が不在で当日混乱した
というケースや、FAXが間違って送信されていた
という場合などがあります。
受け取った出欠の状況をリストにまとめることや、
FAXが間違っていた場合、
間違って届いた方からも連絡できるような工夫も大事です。
あと、会場を事前に伝えてしまう都合上、
参加人数が不明な場合は
パーテーションで仕切れる会場や、
同じ階に大会議室と小会議室がある場合ならば
「本社２階」といった表記にしておけば
当日に階段や、エレベーター、エスカレーター付近に
会場は大会議室といった案内板を出しておけば
柔軟な対応ができます。
案内状の無料ダウンロード書式を用意しました。
参考になれば幸いです。
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