【無料】案内書の書式

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案内状イメージ

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会社で説明会や、新商品の発表会、

ファクタリングへの移行の説明会、

講師を招いた講演会など、

イベントを開催する際、事前に案内状を送付します。

 

案内状の目的は、

対象となるイベントの告知と、

出席者・参加者の把握です。

 

送付先の返信の都合も考えて

余裕を持った案内状の送付が必要です。

 

今回はFAXで出欠確認をするフォーマットとなっていますが、

もちろん別紙に出欠の用紙を添付したり、

返信用封筒を用意して送ったり、

往復はがきを使って確認する方法もあります。

あと、メールでの返信でもいいですね。

 

やり方は自由ですが、

相手が分かりやすい方法で、

こちらも確認がしやすい方法で進めるのがベストです。

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たまにメールで解凍をもらったまま

メールを受け取った担当者が不在で当日混乱した

というケースや、FAXが間違って送信されていた

という場合などがあります。

 

受け取った出欠の状況をリストにまとめることや、

FAXが間違っていた場合、

間違って届いた方からも連絡できるような工夫も大事です。

 

あと、会場を事前に伝えてしまう都合上、

参加人数が不明な場合は

パーテーションで仕切れる会場や、

同じ階に大会議室と小会議室がある場合ならば

「本社2階」といった表記にしておけば

当日に階段や、エレベーター、エスカレーター付近に

会場は大会議室といった案内板を出しておけば

柔軟な対応ができます。

 

案内状の無料ダウンロード書式を用意しました。

参考になれば幸いです。

 

案内状の書式(ひな形)の無料ダウンロードこちらから

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