給与計算を担当するする人が
意外と気づいていない便利なクラウドサービスがあります。
それが給与明細のクラウド化です。
給与明細のクラウド化とは？
給与明細のクラウド化とは、
給与明細をセキュリティの確保されたWeb上に
従業員ごとのID、パスワードでログインして
明細データを閲覧・ダウンロード・印刷できるサービスです。
もちろん源泉徴収票も同様にできます。
各人への通知は支給日になると、
自動的に各人宛にメールで通知する方法が一般的です。
そんなに難しく考えなくても、
現在使用しているソフトのオプションまたは
上位バージョンへの移行で簡単に可能になる場合が多いと思います。
給与計算担当者の業務内容
給与明細に関係した業務をピックアップしてみたいと思います。
給与計算を担当している部署では、
給与計算が一通り終わった後、
給与明細を印刷して、切り離して
封筒に入るサイズに折って封筒に糊付けする。
さらに、社会保険や住民税などに変更があった場合には
給与明細に同封する。
そして各部署に配布、または各人に配布する。
支給日に出張などで不在場合は一時保管し、
また出社のタイミングを見計らって渡しに行く。
さらに、事業所が複数ある場合には余裕をもって郵送する。
そんな業務が毎月繰り返されているかと思います。
特別な業務だけど毎年あるもの
あと、賞与の支給日前にも
業績の変動に伴う支給率の試算や
人事考課等での計算が長引いた場合、
支給日までの時間が少ない場合もあります。
そんな時には残業をして明細を準備することも必要になります。
あと、一番大変なのが年末調整ではないでしょうか？
年末調整の書類の確認をした後、
給与に反映させて、最後に支給する給与の明細に同封する。
忙しい年末にこの仕事は人数が多ければ多いほど大変です。
リスクも考える
特に年末調整時の
給与明細と、源泉徴収票は別の人の分を同封したら
大問題となります。
今までは慣れていた担当者がチェックにチェックを重ねて
間違えなく同封していた作業でも
慣れない人が担当すると、間違って同封するリスクは高くなります。
クラウドなら手間もミスも最小限
クラウドで給与明細や源泉徴収票を発行すると
明細の入れ間違い、明細の渡し忘れのリスクなどが
最小限に抑えられ、
担当者の同封作業や、配布作業も軽減できます。
その時間を年間で換算するとおそらく導入するメリットは
あると思います。
あとは、トップの型の理解です。
「給与明細は手渡しで！」
「ありがたみが薄れる」
といった思いが強くある方の場合
導入が難しいかも知れません。
しかし、「働き方改革の一環で・・・」といったアプローチをして、
労働時間の削減案として提案するのは有効だと思います。
気になった方は、自分の会社の給与計算ソフトの機能を
確認してみてください。