会議の準備が整っていなかったために
中身の無い会議になった。
会議中に何度も資料を取りに行った。
といった経験はありませんか？
原因は既にお分かりだと思います。
会議の準備不足です。
準備不足によって
メンバーの貴重な時間を浪費するだけでなく、
会議を開いた人の信用問題、
準備をした担当者の力量が疑われます。
そこで、会議の前に準備しておきたい事を
メモしておきます。
- 会議のテーマを決める （何を決定する会議なのか？）
- 会議のメンバーはバランスよく最小人数（仲良しを集めない）
- 話の流れ沿って次第を準備する（現状・案・決定）
- 判断材料として必要なデータは事前に用意しておく
- 全く新しい事を議論する場合、案を準備しておく
- 会議では議長からメンバーにバランスよく意見を聞く
- 会議での結果を仮定して問題点などを調べておく
以上のポイントを押さえておけば
会議の進行はスムーズに進むと思います。
スムーズに行かない場合は
何が原因だったのか？
上記にはない原因があるかもしれません。
よく調べることで次回の会議はよりよいものになると思います。