事務の知識

会議の準備

会議の準備が整っていなかったために

中身の無い会議になった。

会議中に何度も資料を取りに行った。

といった経験はありませんか?

 

原因は既にお分かりだと思います。

会議の準備不足です。

 

準備不足によって

メンバーの貴重な時間を浪費するだけでなく、

会議を開いた人の信用問題、

準備をした担当者の力量が疑われます。

 

そこで、会議の前に準備しておきたい事を

メモしておきます。

  1. 会議のテーマを決める (何を決定する会議なのか?)
  2. 会議のメンバーはバランスよく最小人数(仲良しを集めない)
  3. 話の流れ沿って次第を準備する(現状・案・決定)
  4. 判断材料として必要なデータは事前に用意しておく
  5. 全く新しい事を議論する場合、案を準備しておく
  6. 会議では議長からメンバーにバランスよく意見を聞く
  7. 会議での結果を仮定して問題点などを調べておく

以上のポイントを押さえておけば

会議の進行はスムーズに進むと思います。

 

スムーズに行かない場合は

何が原因だったのか?

上記にはない原因があるかもしれません。

よく調べることで次回の会議はよりよいものになると思います。

 

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