事務の知識 考え・アイディア

新入社員の事務説明

新入社員、中途採用、アルバイト、パート

契約社員の採用などが決まって最初の出勤日。

 

当然、初めて会社に来る人間にとっては緊張の一日です。

 

そんな緊張している人を相手に

最初に事務説明をするのが事務屋の仕事になります。

さて、以下に事務の手続き説明をします。

1から4については当たり前のことですが、

5については私が必要だと思うポイントです。

ご参考までに。

 

1.労働条件の説明

労働条件通知書を作成して本人渡すことで後々のトラブルが未然に防止できます。

この時、会社の休日カレンダーも一緒に渡しましょう。

 

 

2.健康保険・厚生年金に関する手続き

健康保険や厚生年金に加入する場合、

年金手帳を預かり、被保険者資格取得届を作成します。

扶養家族がいる場合は

健康保険被扶養者(異動)届を作成します。

届け出に必要な書類があれば添付します。

詳しい手続きはこちら

 

3.雇用保険に関する手続き

雇用保険被保険者資格取得届を作成して所管の

ハローワークに提出します。

前職がある場合については、

前の職場で貰った雇用保険被保険者証を添付します。

 

4.税務に関する手続き

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書を記入して提出してもらいます。

前職がある場合には、

前の職場で貰った源泉徴収票を提出してもらいます。

年内に複数の職場で源泉徴収票を貰っている場合は

すべて受け取り、年末調整時に使用します。

確定申告するので年末調整は不要だという人からは

源泉徴収票を受け取らなくても良いですが・・・

例外を作ると年末になって事務が煩雑になるため

できることならば全員年末調整をしておきたいですね。

 

5.その他のポイント

社内を案内する

社内でも自分の部署、特に仕事で関係のある部署、

事務手続きに来る総務、などの部署の場所を案内して、

可能であれば「今日から入社した〇〇部の〇〇さんです。」

と、紹介してあげると早く認知されて溶け込みやすくなります。

 

トイレを案内する

当然緊張しているのでトイレにも行きたくなるでしょう。

異性だと聞きにくい場合もありますので、

トイレの場所を説明したり、説明の合間に

「長い説明になりますので、準備をしてくる間にトイレにいきますか?」

などと聞いてあげると相手も行きやすいでしょう。

 

駐車場の案内

車通勤の場合、会社の駐車スペースが割り当てられる場合があります。

場所が決まっている場合や、駐車は奥から出社順に停めるなど、

ルールを説明しましょう。

 

翌日からの出勤説明

出社時刻の目安、

若い人ほど、通勤距離がある場合には早めの出勤をするよう伝えましょう。

タイムカードを付く場所、更衣室、

服装や、持ち物の説明(弁当、上履き)、

といった一日の流れに沿った説明ができると安心します。

 




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