事務の知識

紙の請求書はもう時代遅れ?BtoBプラットフォームという選択肢

毎月の請求書発行、

軒数が多いと大変なのが

  • 印刷コスト
  • 封入作業の手間
  • 郵送料
  • 売掛金の消込作業

といったポイントがネックになります。

 

印刷には封筒のコスト、

請求書用に専用用紙を作成している場合、

その用紙のコストに、プリンタのトナーなどの費用が

加算されていきます。

ペーパーレス化がという言葉が古くなってきた感じはありますが

まだまだ、ビジネスでやり取りされる帳票関係は

紙のところが多い印象を受けます。

 

しかし、それよりネックになるのが

印刷した請求書を折りたたんで封入、郵送、

売掛金の管理にかかる人が行う作業にかかるコストです。

 

そして郵送にかかる郵便代や封筒などの経費。

これらのコスト削減ができれば

事務部門のコスト削減も一気に進みます。

 

これらの問題を解消してくれるのが

BtoBプラットフォームです。

BtoBプラットフォームで請求書発行
BtoBプラットフォームで請求書発行

特にBtoBプラットフォームを提供する

インフォマートの関係者ではありませんが、

これからの事務の流れは確実にこちらの方に進むのだろうと

いう感じがしています。

 

法律の変更に伴って業務に求められる内容が変わることが多いのが

事務系の仕事ですが、

提供されているサービスを知っているのと

知らないのでは業務の効率化のスピードが違います。

 

BtoBプラットフォームとは

BtoBプラットフォームの簡単なイメージは

以下のような感じです。

自社で使用している販売管理システムや、

会計システムから請求データをアップロードするだけで

取引先にインフォマートから請求書が郵送されたり

BtoBプラットフォームを利用している取引先なら

電子帳票として発行されるという仕組みです。

 

売掛金の消込ができる

あと、このBtoBプラットフォームの良いところは

請求データを持っているため、入金情報取り込むことで

売掛金の消込ができることです。

この機能は客先が多い会社ほど助かる機能だと思います。

この消込作業や売掛金管理って結構大変なんです。

 

不正防止にも役立ちます

あと、一人の人が専任でやっていると

不正などの心配があります。

 

支払いと、入金の管理は別の担当者が行う

というのが事務の基本です。

 

しかし、管理部門の人員も削減されて、

少ない人数で業務をこなしているところでは

一人で何でもやっていたり、

チェック機能働いていないなどの問題が発生します。

 

BtoBプラットフォームなら、

上司や同じ部署の関係者が見れるようにオープンにしておけば

改ざんなどができないので

不正のしにくい仕組みを作りとしてもいいですね。

たとえ改ざんしてもその履歴がきちんと残るため

不正の抑制につながります。

 

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