IT・パソコン エクセル|Excel 事務の知識

エクセルで勤続年数・年齢計算

総務や経理などの事務で必要な計算とも言える

勤続年数や、年齢計算。

 

必要なのは生年月日、入社年月日だけです。

コレさえあれば、

いつ時点で集計するかを決めれば

勤続年数の計算、年齢計算は名簿上で一括変換できます。

 

計算式は簡単。

関数はDATEDIF関数を使います。

 

まずは簡単にDATEDIF関数の説明から、

デイトディフという関数は、

2つの日付データから差を計算し、

年数単位や、月単位、日単位で表示する関数です。

満年齢、満月数、日数を集計することができます。

例えば、

B2のセルに生年月日

C2のセルに入社日

D2のセルに現在の年月日が入力されている場合、

現在の年齢計算する場合は、

=DATEDIF(B2,D2,"Y")

現在の勤続年数計算をする場合は、

=DATEDIF(C2,D2,"Y")

です。

 

基本の式は以下のとおりです。

DATEDIF(日付①,日付②,"集計単位")

最後の集計単位に入れるものによって集計が変わってきます。

以下にメモしておきます。

集計単位集計内容
Y満年数
M満月数
D日数
YM一年未満の月数
MD一月未満の日数

「YM:一年未満の月数」です。便利なのが

勤続年数を計算する場合、

何年何ヶ月まで知りたいというニーズ多いと思います。

Yで満年齢を計算して、

別のセルへ集計単位をYMに変えて表示させることで

何年何ヶ月といった集計が簡単にできます。

同様にMDなども、一年に満たない赤ちゃんの年齢計算

などにも使えそうです。

 

仕事でよくあるのが、

「今日現在の名簿を見せて」、

「来年の4月1日現在の年齢と、勤続年数の一覧を出しておいて」

といった依頼。

 

名簿に年齢と勤続年数を自動計算する式を

一度入力しておけば、

集計日の日付を一箇所変えるだけで

担当者が誰になっても便利に使うことができます。

 

集計が好き、人に頼られるので

自分だけのものにしておきたいという人も

たまに見かけます。

 

しかし、それでは誰でもできる仕事を囲い込んでいるだけの

集計屋になってしまいます。

 

事務屋としては、

誰でも出来る仕組みを作り、

みんなで共有する

といった姿勢で仕事に取り組めるのが理想です。

自分だけの仕事、成果にせず、

自分が休んでも大丈夫なしくみ作りをすることを

考えたいものです。

 

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