マイナンバー制度 事務の知識 未分類

【マイナンバー】退職時に個人番号を記載した書類を破棄するには?

「マイナンバーの導入準備に追われて、

退職後の廃棄方法まで考えられない」

という方も多いのではないでしょうか?

 

運用方法を事前に決めておくことで

いろいろな場面で重複した作業や、

余分な仕事が減ります。

 

今からマイナンバー制度に関連した

退職時の書類破棄方法を知っておきましょう。

 

まず原則は退職後はすみやかに破棄する事が原則です。

記入されたマイナンバー部分を黒のマジック等で

マスキングしてシュレッダーで裁断するなどの方法で

処分することが必要となります。

 

しかし、税法上7年保存とされている書類があります。

そういった保存期間のある書類は

保存期間まで保管するほうが優先されますので

退職してもすぐに破棄してはいけません。

 

ではどうするのか?

個人番号の記載箇所をマスキングしておくことが

必要となります。

個人番号部分だけ復元不能にするということです。

 

退職者が出るたびに行うのも大変です。

退職者の税務関連書類、健康保険書類、財形などなど。。。

1人の退職で幾つもの書類を過去に遡って

マスキングする手間は大変です。

 

何ヶ月に1度、まとめて処理するなどの方法を

社内で決めておきましょう。

 

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