事務の知識

入力・記入するフォーマットの工夫で効率化

コスト削減、効率化と言われ、

残業代を減らすため、定時で仕事を自宅に持ち帰っていたり、

仕事で使うものだけど、

会社で経費精算すると上司から「本当に必要なのか?」

というやり取りが面倒で自腹を切っている。。。

 

なんてことはありませんか?

コスト削減・効率化ですぐにできて効果も出るものがあります。

 

それが日々の仕事で使われるフォーマットの見直しです。

 

フォーマットの見直しとは

フォーマットの見直しを具体的に説明すると、

毎日入力する帳票の

  • レイアウト
  • 入力方法(記入方法)
  • 不要な項目の削除

以上の3つのポイントを見直すことです。

 

レイアウト

レイアウトの確認ポイントは、

入力する順番に並んでいるか?です。

理想は、記入されたフォーマットの上から並んだ項目を順に入力すること。

 

しかし、入力画面に合った作り方をしていない場合、

途中で見る項目が飛んでいたり、

ここは入力しない項目といったものが一目で分かりません。

 

帳票に項目名に1から番号を印刷するようにしたとしても

その数字を探す作業が大変になっては本末転倒です。

 

入力する並び順に整列させるのが一番良いのですが

データで入手可能な資料ならば、

別ページに、データ入力順にレイアウトした表を作成して

入力時に活用するのも良いでしょう。

 

あと、入力で使用するシステムが自社独自のシステムの場合、

入力項目のレイアウト変更をすることで大幅な改善が見られることがあります。

 

可能であれあ、社内のシステム担当者などに相談してみると良いかもしれません。

 

入力方法(記入方法)

各項目への入力・記入の方法によって入力の手間が削減できます。

例えば文字を入力を廃止して数字入力に切り替えるのはどうでしょか?

都道府県は1~47の番号で入力して

計算式で都道府県名が表示されるようにする。

「該当なし」「該当あり」といった選択項目は

「0」「1」に置き換えて入力するといった感じです。

 

個別に入力するより圧倒的に時間短縮になります。

 

あと、直接的な効率化ではないのですが、

入力データの効率的な活用方法の案としては、

名前は「姓」、「名」に分けて入力すると

後でデータを検索、活用するときに便利です。

 

住所も都道府県から番地まですべてを1項目に入力するのではなく

都道府県、市町村、地区名番地、アパート等の情報

などに細切れにすると、

県別のデータを収集したいときにも便利です。

あと、住所の宛名を狭いスペースに入れる場合にも

細切れになっていると分割がしやすいなど、

細切れにすることで入力データの活用の幅がグッと広がります。

 

不要な項目の削除

時代の変化に伴い必要とされる情報も変わってきます。

「以前から入力していたから」という理由で入力している項目が

本当に必要なのか?

 

一度確認してみましょう。

不要な項目は削除し、

入力もやめることで大きな改善になります。

 

 

最後に

上記のポイントを押さえることで

小さなことですが効率が良くなります。

この小さな効率化の積み上げが年間にすると大きな時間の創出になります。

 

最近ではスキャナーの精度も良くなっているので

OCRやマークシート方式に切り替えることで

入力作業自体を無くすことが可能になるかもしれません。

おススメは富士通のScanSnapです。

 

効率化の提案をする際には

この改善で見込まれる改善時間を年間に換算して

創出された時間でやりたいことをセットにすると

受け取った側もイメージがしやすいので申請が通りやすいと思います。

 

効率化によって生まれた時間は

他の効率化が必要な業務の検討や、

今後予測される問題への対応といった

前向きな仕事に時間を使えるのが理想です。

 

もちろん、忙しい部署があれば手伝うことも必要ですが

恒常的な忙しさの場合、

誰かがその忙しさの改善をする視点で物事を見る人も必要です。

現場の作業員も必要ですが、作業をしながらも

そういった目線で物事が見れるともっと良いですね。

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