月次決算、四半期決算、半期決算に本決算。
その他にも日々の売上進捗、外注費や経費の動向など、
経営陣の知りたい情報は日々増えて、
スピードを求められます。
ルーチンワークの他に、
全ての依頼に100％の対応をしていると
その分、負担が増えるだけです。
そこで経営陣や、数字を必要とする部署の要望の精度がどの程度なのか？
相手のニーズを少し掘り下げて聞いてみましょう
経理の仕事は丁寧すぎる
経理という仕事柄、
自分の部署から出す数字には責任を持って
間違いのないものを出すというのが当たり前になっているかと思います。
しかし、経理以外の部署では
「そこまで細かくなくても・・・」
とか、
「そこまでする時間があるなら、多少のズレは構わないからもっと早く知りたい」
といった意見を耳にすることがあります。
そうなんです！
実は経理の当たり前は、ほかの部署にとっては当たり前ではない場合も多々あるのです。
そこで経理に数字を出してほしいといわれて場合、
全部署からのデータを１円単位で100％調べて集計する必要があるのか？
それとも売り上げ上位の一部の部署の数字を千円単位で、
速報として報告すれば良いのか？
それとも社内システムから、今月納期の売り上げを
見込み売り上げとして伝えるだけでよいのか？
そんな感じで、少しでも集計の手間を減らしながらも
相手の欲しい情報を早く提供できる方法を探してみましょう。
速報は便利な言葉
こんな時に便利な言葉が「速報」です。
早く現状の報告をするという言葉の裏側には、
経理としても速報なので精度は保証しません。
というニュアンスを含ませた言葉です。
最終の確定数値と差があったとしても
「速報だから多少の誤差は仕方ない」
といった程度で許されてしまう。
魔法の言葉ですね。
仕事の緩急をつけてバランスをとることが重要
経理には数字を出してほしいという要望が次々に来ます。
しかし、それに100％の力で対応している余裕があればよいのですが
次の要望のためにも余力は残しておきたいものです。
自分でやらずにほかの人に任せるという方法もありますが、
部署内で考えると
何か依頼された場合は、
- 本当に会社として必要なものなのか？
- 現在作成している資料の中で活用できるものはないか？
- 大雑把な数字で構わないのか？
- 精度を求める場合、納期はどの程度まで許されるのか？
といった感じで極力作業が増えない方向を模索しましょう。
・・・しかし自分の都合を押し付けすぎると、
相手から反感を買う場合がありますので気をつけましょう。
そんな時の駆け引きの際にモノを言うのが
普段からコミュニケーションです。
日常のあいさつに一言添えるだけでも
立派なコミュニケーションです。